Cautions et retours
Caution, paiements et retours de matériel : comment garder un solde clair
Une méthode pratique pour séparer le loyer encaissé, la caution et les retours partiels lors d’une location de matériel.
Ne pas mélanger les trois opérations
Le paiement règle tout ou partie du prix de location. La caution est une garantie distincte. Le retour concerne la quantité de matériel encore chez le client. Mélanger ces opérations rend rapidement le dossier impossible à vérifier.
Enregistrez chaque mouvement séparément, avec sa date et son montant ou sa quantité.
Traiter correctement un retour partiel
Lorsqu’un client rend seulement une partie du matériel, remettez en disponibilité uniquement ce qui est réellement revenu. Le reste doit rester visible dans le dossier.
Si un article revient endommagé ou manque, notez-le avant de décider du traitement de la caution.
Clôturer avec une situation compréhensible
La clôture du matériel dépend des retours et de la résolution des dommages et manquants, pas du seul paiement. Contrôlez séparément le solde de location et le sort de la caution ; une location clôturée peut encore avoir une dette.
Cette séparation aide le dépôt à répondre rapidement au client et évite de refaire les calculs depuis des notes ou plusieurs fichiers.
Demander, recevoir, affecter et rembourser
Le montant demandé dans le dossier n’est pas une somme reçue. Après remise du matériel, enregistrez la caution réellement encaissée. Son affectation nécessite une confirmation et ne peut pas dépasser à la fois la garantie détenue et le montant dû. Son remboursement est une autre opération, pas un paiement négatif saisi au hasard.
Exemple : 250 TND facturés, 200 TND payés et 50 TND détenus. Vous pouvez garder la garantie remboursable et recevoir les 50 TND manquants, ou confirmer son affectation si c’est la décision convenue. Le second choix donne zéro dû et zéro détenu. Une modification de la caution demandée nécessite une autorisation et un motif.
Dommage : estimation et charge réelle
Ne retenez pas automatiquement une estimation comme si elle était une charge définitivement acceptée. Dans les nouveaux dossiers de dommage, Kessetna BTP distingue l’estimation et le montant réel confirmé, y compris zéro. La réparation traite la disponibilité du matériel ; la décision financière traite ce qui sera demandé au client. Les anciens dossiers déjà chargés restent conservés.