Logiciel de location de matériel BTP pour gérer votre dépôt

Parc matériel : distinguer stock disponible et engagements

Le catalogue distingue les pièces interchangeables, suivies Par quantité, et les équipements suivis Par machine. Dix panneaux identiques forment une quantité ; deux groupes électrogènes portent chacun un code, pour savoir lequel est remis au client puis rendu. Les tarifs journaliers, hebdomadaires et mensuels sont des suggestions : le prix de la location peut être négocié avant la sortie.

Les quantités possédées, disponibles, dehors, endommagées et manquantes ne décrivent pas la même situation. Une correction de stock demande un nouveau total, un motif et le PIN personnel autorisé. Identifier une ancienne machine déjà comptée ne doit pas ajouter une deuxième fois sa quantité.

Réservations et planning de location : vérifier la période

Une réservation prépare une période sans sortir le matériel. Lorsqu’elle est convertie en brouillon, son engagement reste réservé jusqu’à la sortie ou l’annulation. La disponibilité physique seule ne suffit donc pas : Kessetna BTP vérifie aussi les engagements sur les dates communes.

Exemple : sur dix panneaux, huit sont réservés pour une période. Une autre sortie de trois panneaux sur ces dates est refusée ; deux restent possibles si les autres conditions le permettent. Une prolongation doit également respecter les engagements des autres dossiers. Un retour prévu n’est pas une preuve que le matériel est physiquement revenu.

Du client et du chantier à la sortie du matériel

Le client identifie le locataire ; le chantier indique où le matériel sera utilisé. Une même entreprise peut avoir plusieurs dossiers. Donnez un nom ou une référence à la location et préparez ses articles, quantités, dates, durée en jours, semaines ou mois, tarifs, remise et TVA.

Le brouillon est facultatif : il prépare le dossier sans sortie de stock ni nouvelle dette, paiement ou réception de caution. Confirmer la sortie enregistre ensemble la sortie et la charge de location. Pour une machine, choisissez le code effectivement remis au client. Un avenant peut prolonger la date et ajouter le supplément convenu : ce supplément est une charge, pas un encaissement.

Retours partiels, manquants et réparations

Enregistrez ce qui revient réellement, en une fois ou en plusieurs retours. Le retour complet propose un aperçu ; chaque ligne distingue Bon état, Abîmé et Manquant déclaré. Pour un parc individuel, sélectionnez les machines concernées, pas seulement un nombre.

Les pièces en bon état redeviennent disponibles. Un dommage reste suivi dans un dossier ; son estimation n’est pas une nouvelle charge automatiquement encaissée. L’utilisateur autorisé confirme le montant réel séparément de la réparation. Terminer la réparation remet le matériel concerné en disponibilité et conserve l’historique. Une machine manquante doit être identifiée lors d’un retour tardif ou d’une résolution de perte.

Le statut matériel et le statut financier restent distincts. La location se clôture lorsque rien ne reste dehors et que les cas de manque et de dommage sont résolus. Une location clôturée peut encore avoir un solde à régler ; payer tout ne rend pas les équipements.

Paiements et cautions : un solde explicable au client

Une charge représente ce qui est facturé ; un paiement est l’argent reçu pour régler cette charge. La caution reçue reste une garantie remboursable tant qu’elle n’est pas explicitement affectée à une charge. Le dossier distingue caution demandée, détenue, affectée et remboursée, ainsi que dette et crédit client.

Pour une location de 250 TND, un paiement de 200 TND et une caution détenue de 50 TND laissent 50 TND dus et 50 TND de garantie. Utiliser explicitement ces 50 TND de caution ramène les deux à zéro sans enregistrer un deuxième encaissement. Si elle reste détenue, elle doit être traitée séparément du paiement restant. Toute correction financière nécessite les droits appropriés.

Documents de location et suivi du dépôt

Depuis le dossier concerné, retrouvez le contrat, le bon de sortie, le bon de retour et les documents liés aux paiements ou cautions. Choisissez l’opération correspondante avant l’émission, puis imprimez le document. Le contenu d’un document déjà émis est conservé : modifier un tarif de catalogue ne réécrit pas un ancien contrat.

Les rapports servent à consulter les informations opérationnelles existantes, notamment les montants à suivre. La configuration de l’entreprise se fait dans les paramètres. Les documents générés ne constituent pas une promesse de conformité fiscale pour tous les pays ; vérifiez les exigences applicables à votre activité.

Comptes employés, permissions et historique local

Le propriétaire crée des comptes locaux avec un nom, un PIN personnel et des droits par section. Un employé peut préparer un brouillon sans être autorisé à confirmer la sortie ; un autre peut recevoir des paiements avec les droits correspondants. Changer de compte ne demande pas de quitter l’application.

L’historique des actions attribue les changements enregistrés à l’utilisateur connecté. Les anciens événements sans attribution restent signalés comme tels. Ce journal est local, inclus dans les sauvegardes : restaurer une sauvegarde restaure son historique, pas les actions réalisées après sa création. Ce n’est pas un registre externe inviolable.

Un logiciel de location de matériel BTP pour les dépôts en Tunisie

Le français, l’anglais et l’arabe avec affichage de droite à gauche sont disponibles dans l’application. Les devises proposées sont TND, EUR, USD, GBP et JPY. La devise du dépôt se choisit avant son activité financière, puis reste verrouillée pour préserver la cohérence des montants. Il n’y a pas de conversion de change ni de plusieurs devises dans un même dépôt.

Les opérations courantes de location fonctionnent localement sur un PC Windows 10 ou 11, 64 bits. Internet sert au téléchargement, aux mises à jour et à la mesure d’usage facultative, désactivable dans les paramètres. Les données métier restent locales ; cela ne remplace pas une sauvegarde. Créez régulièrement une copie sur un autre support et vérifiez sa restauration. Demandez une démonstration si vous souhaitez organiser votre première utilisation.

Pour les entreprises qui louent du matériel, pas seulement qui l’utilisent

Kessetna BTP vise les dépôts et petites ou moyennes structures de location d’équipements de chantier : panneaux et accessoires d’échafaudage suivis par quantité, outillage, générateurs, nacelles ou chariots suivis individuellement selon votre parc. Ces exemples décrivent des usages de suivi, pas des modules spécialisés de certification ou de contrôle technique.

Si votre besoin principal est un accès simultané depuis plusieurs ordinateurs, une réservation publique en ligne ou une comptabilité complète, vérifiez ce besoin avant de choisir : cette version est une application locale, pas une plateforme de synchronisation cloud.