Paiements, cautions et retours partiels : éviter les mélanges

Trois mouvements différents

Un paiement réduit ce que le client doit pour la location. Le montant de garantie (caution) reste une somme distincte. Un retour modifie les quantités encore dehors.

Les enregistrer séparément permet d’expliquer le dossier au client sans refaire les calculs à partir d’un cahier.

• Paiement de la location
• Montant de garantie reçu
• Quantité retournée
• Retenue ou remboursement justifié

Traiter un retour partiel

Saisissez uniquement les quantités réellement revenues. Le dossier doit continuer à montrer le matériel encore chez le client et la prochaine date de retour.

Ajoutez les dommages ou manquants au moment du contrôle, avec une description claire.

Clôturer avec une trace

Avant la clôture, vérifiez le matériel restant, le solde de location et le sort du montant de garantie. Conservez le document final et créez une sauvegarde régulière.

Un exemple de retour et de règlement séparés

Une location de dix panneaux coûte 250 TND. Le client paie 200 TND et laisse 50 TND de caution : il reste 50 TND dus, sans déduire automatiquement la garantie. Si le dépôt décide de l’affecter au règlement, il confirme cette opération sans enregistrer un nouvel encaissement.

Puis huit panneaux reviennent bons, un revient abîmé et un reste manquant. Le règlement complet n’efface pas les deux cas matériels. Dans Kessetna BTP, le retour, le règlement du dommage, la réparation et la résolution du manquant restent des opérations distinctes, attribuées selon les droits de l’utilisateur.

Découvrir le dossier de location et ses opérations

Préparer un contrôle concret au dépôt

Comptez devant le client ce qui revient, sélectionnez les codes des machines lorsqu’elles sont suivies individuellement et notez l’état réel. Ne remettez disponibles que les pièces utilisables. Avant de restituer la caution, expliquez son solde et tout montant encore dû ; conservez une trace de chaque mouvement.